Elisabeth war drei Jahre PMO in einem Großprojekt und erzählt hier von Ihren Erfahrungen:
„Kannst du mal schnell schauen, wo der Auftrag gerade hängt?“
Diese Frage begleitete mich zu Beginn des Projekts ausgesprochen häufig – und stand sinnbildlich für das, was fehlte: Transparenz, klare Strukturen und verbindliche Prozesse.
In den vergangenen drei Jahren war ich als Project Management Officer (PMO) im Shared Delivery Service / Servicemanagement tätig – in einem Umfeld mit mehreren parallelen Teilprojekten, hohem Tagesgeschäftsdruck und historisch gewachsenen Arbeitsweisen. Aufträge wurden unterschiedlich dokumentiert, Ablagen variierten je nach Team, Zuständigkeiten waren nicht immer eindeutig. Und dennoch musste der Betrieb jederzeit reibungslos weiterlaufen.
Die zentrale Herausforderung lag dabei weniger in der Technik, sondern vielmehr in der Frage:
Wie schaffen wir mehr Struktur und Verlässlichkeit, ohne das Tagesgeschäft auszubremsen?
Mein Fokus lag darauf, genau diese Balance herzustellen. Gemeinsam mit dem Team begleitete ich die Einführung von Jira als zentrale Teamlösung, entwickelte Mustertickets und etablierte klare Governance‑Vorgaben. Ich übernahm das Status‑Tracking, steuerte proaktiv nach und baute Dashboards und Reportings, die auf einen Blick sichtbar machten, wo Aufträge tatsächlich stehen.
Parallel dazu strukturierte ich die Wissensseiten in Confluence neu und begleitete die Veränderungen durch Workshops und Trainings. Denn nachhaltige Veränderungen entstehen nur dann, wenn neue Werkzeuge nicht nur eingeführt, sondern auch verstanden und im Arbeitsalltag als Mehrwert erlebt werden.
Nach und nach veränderte sich das Bild:
Aufträge wurden greifbarer.
Engpässe früher sichtbar.
Abstimmungen klarer.
Und aus vielen spontanen „Kannst du mal schnell schauen?“ entwickelte sich verlässliche, gemeinsame Transparenz.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei ein entscheidungsfreudiger Auftraggeber sowie ein Team, das bereit war, neue Wege zu gehen – und dem es gelungen ist, selbst anfängliche Skepsis Schritt für Schritt in Akzeptanz und Mitgestaltung zu verwandeln.
Mein wichtigstes Learning aus diesem Projekt: Nachhaltige Veränderungen entstehen nicht durch Systeme allein, sondern durch klare Strukturen, konsequente Steuerung, die notwendige Zeit – und vor allem durch ein echtes Mitnehmen aller Beteiligten.
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