Neben der Ebene der technischen Veränderung sind in der Regel auch die fachliche und die organisatorische Ebene betroffen. Wie stark sich der Change auf die jeweilige Ebene auswirkt, hängt mit dem Grad bzw. Schwerpunkt der Veränderung zusammen. Bei einer Transition von einem ECC-System auf ein S/4HANA-System oder einer Neuimplementierung eines SAP S/4HANA Systems ist davon auszugehen, dass alle drei Ebenen betroffen sein werden. Unabhängig davon, wie die Transition erfolgt – als reine technische Umstellung (Brownfield) oder komplett neu (Greenfield) – ist ein gesondertes Changemanagement Projekt aufzusetzen, dass das Umstellungsprojekt begleitet. Warum dies so sein sollte und welche Vorteile sich dadurch ergeben, erläutern wir im Folgenden.

Wie gesagt, werden hier in drei wesentlichen Bereichen eines Unternehmens Veränderungen durchgeführt und dies zieht sich über einen längeren Zeitraum hin. Ein Projekt in dieser Dimension wirft bei Mitarbeitern und Entscheidern auch immer Fragen auf, ob und welche Veränderung eine Auswirkung auf meine tägliche Arbeit oder Kennzahlen hat. Diesen Aspekten gilt es mit einem gezielten Changemanagement Rechnung zu tragen.

Ein wesentlicher Punkt von Changemanagement ist es, eine Transparenz der Veränderung und dadurch letztlich eine hohe Akzeptanz der Veränderung zu erzielen. Aus diesem Grund sollte das Transition Projekt, bei allen im Unternehmen präsent sein und nicht nur die Stakeholder einbeziehen, die unmittelbar im Projekt mitarbeiten, sondern auch solche, die mittelbar damit zu tun haben. Beispiele sind hier z.B. Vorgesetzte/Team-Leads, die Mitarbeiter in das Projekt abstellen sollen, die üblicherweise nicht in die Projektarbeit einbezogen sind.

Um die Transparenz zu erreichen, sollten im Projekt Zwischenziele eingeplant werden, anhand derer der Fortschritt des Vorhabens nach außen deutlich gemacht werden kann. Wie bei einem Marathonlauf, bei denen die Versorgungsstationen die Läufer fit halten, halten die Updates die Beteiligten auf dem Laufenden und dadurch motiviert die Veränderung weiter zu unterstützen.

Das Projekt hat mit seinen Mitteln also einige Möglichkeiten, die Veränderungen transparent zu machen und zu kommunizieren. Je nach Unternehmensgröße werden somit aber nur wenige Mitarbeiter erreicht und die Informationen zum Change basieren bei den meisten anderen Mitarbeitern auf dem ‚hören sagen‘. Ist der Change von seiner Tragweite aber so groß, dass er eine Wirkung auf das Unternehmen an sich hat, sollten alle Mitarbeiter ins Boot geholt werden.

Um hier für die Kommunikation und notwendige Transparenz zu sorgen, müssen alle bestehenden und gegebenenfalls auch neue Möglichkeiten zur Informationsverteilung genutzt werden. Dies kann über ein vorhandenes Intranet, Newsletter, Infoveranstaltungen etc. erfolgen. An dieser Stelle enden dann in der Regel die Möglichkeiten vom Projekt und das Changemanagement übernimmt die Regie. Wie in der Überschrift genannt steht dies alles unter dem Motto ‚tue Gutes und rede darüber‘. Das Projekt bietet an dieser Stelle die Informationen zur SAP S/4HANA Transition, die dann in abgestimmter Weise im Unternehmen, koordiniert über das Changemanagement, verteilt werden.

Voraussetzung dafür, dass dies auch alles funktionieren kann, ist das klare Commitment der Geschäftsführung und dem Senior Management. Denn nur, wenn von dort der Change gefordert und aktiv unterstützt wird, ist auch eine erfolgreiche Umsetzung garantiert.